MEI ou Simples Nacional: quando vale a pena migrar

A diferença de natureza

O MEI é uma modalidade simplificada dentro do próprio Simples Nacional. Ele paga valor fixo mensal, tem limite de receita baixo, admite no máximo um empregado e só aceita atividades constantes de uma lista oficial de ocupações.

A microempresa e a empresa de pequeno porte no Simples Nacional pagam um percentual sobre a receita do mês, sem teto de empregados, com leque de atividades muito mais amplo e limite de faturamento bem superior.

A comparação, portanto, não é entre dois regimes equivalentes. É entre um formato fechado e barato e um formato aberto e proporcional.

Quando a migração deixa de ser opcional

Três situações forçam a saída do MEI.

A primeira é ultrapassar o limite anual de receita da categoria. O excesso tem tratamento diferente conforme a proporção: até certo percentual acima do teto, a migração ocorre no ano seguinte; acima disso, o desenquadramento retroage e a diferença é cobrada desde o início do período.

A segunda é contratar mais de um empregado.

A terceira é passar a exercer atividade fora da lista de ocupações permitidas, ou entrar em sociedade, já que o MEI é necessariamente titular único.

Quando vale migrar antes de ser obrigado

Há motivos para antecipar a mudança mesmo dentro do limite.

O MEI tem restrição quanto ao crédito de ICMS para clientes que precisam se creditar do imposto, o que pode custar contratos com empresas maiores. Também há limitação para participar de determinadas contratações públicas e para emitir certos documentos fiscais.

Do outro lado, o Simples Nacional pesa mais quando a receita é baixa: um faturamento pequeno em anexo de alíquota inicial elevada pode representar carga maior do que a guia fixa do MEI, além do custo de contabilidade mensal, dispensável no MEI.

Como comparar os dois no seu caso

A conta útil compara o custo total anual, não só o tributo.

No MEI, some doze guias mensais mais eventuais serviços contratados. No Simples Nacional, aplique a alíquota efetiva do anexo correspondente à atividade sobre a receita projetada e some honorários contábeis, que passam a ser praticamente obrigatórios pela quantidade de obrigações acessórias.

A alíquota efetiva do Simples não é a alíquota nominal da faixa: ela resulta de uma fórmula que usa a receita bruta acumulada dos últimos doze meses e a parcela a deduzir da faixa, e cresce de forma gradual conforme a empresa fatura mais.

O cálculo exato depende das tabelas vigentes de cada anexo e do valor atual da guia do MEI. Consulte o Portal do Simples Nacional, na Receita Federal, e o texto atualizado da Lei Complementar 123 para os números do exercício, e leve o resultado a um contador antes de definir a data da mudança.